Pisanie wniosków o dotacje unijne dla firm z Unii Europejskiej nie jest łatwe. Ogromna ilość dokumentów, które koniecznie trzeba złożyć nie ułatwia zadania. Aby mieć szansę na realizację własnego pomysłu lub inwestycji trzeba złożyć w odpowiedniej instytucji dokumentacje projektową w okresie przyjmowania wniosków. Instytucja zarządzająca program unijnym zawsze na 2-3 miesiące wcześniej ogłaszana dokładny termin naboru oraz jakie dokumenty będą wymagane w tym konkursie.
W jego skład wchodzą najczęściej:
– wniosek
– biznesplan i studium wykonalności
– załączniki.
Właściwie każdy program unijny, do którego byśmy startowali ma swoją indywidualną listę załączników. Są one zawsze wyszczególnione zarówno we wniosku, jak i w dokumentacji konkursowej. Uważne czytanie regulaminu konkursu, instrukcji wypełniania wniosku jest więc podstawą sukcesu. Należy przy tym pamiętać, że brak wymaganych załączników jest dużym błędem i może doprowadzić do odrzucenia naszego wniosku już na pierwszym etapie oceny, czyli w trakcie oceny formalnej.
Najczęściej wymaganymi załącznikami są:
– Wypis z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – Wypis z KRS dotyczy osób prawnych, a więc np. Fundacji, Spółek akcyjnych itp., natomiast CEIDG dotyczy każdego przedsiębiorcy. Dokumenty te potwierdzają kiedy została założona działalność gospodarcza i jakie działania są w jej ramach podejmowane,
– Bilans i Rachunek Zysków i Strat za ostatnie 3 lata (potwierdzony przez głównego księgowego lub biegłego rewidenta), czyli zestawienie obrotów firmy. Zawierają one informacje jakie posiadamy przychody, czy posiadamy majątek itp. Najważniejsze to jednak wynik finansowy naszego przedsiębiorstwa informujący o tym, czy firma przynosi zyski czy też nie,
– Studium wykonalności, czyli krytyczna analiza możliwości realizacji inwestycji. Studium wykonalności projektu ma na celu przedstawienie wszelkich informacji niezbędnych do stwierdzenia, czy dany projekt ma odpowiednie podstawy do realizacji i czy odpowiada potrzebom przewidywanych Wnioskodawcą. W eksporcie nazywany często Planem Rozwoju Eksportu.
– Oświadczenie Wnioskodawcy o jego możliwości zrealizowania projektu– oświadczenie to jest bardzo ważne ze względu na to, że większość inwestycji trzeba zrealizować za własne pieniądze, natomiast dofinansowanie polega na zwrocie części poniesionych kosztów.
– Oświadczenie Beneficjenta o możliwości zwrotu podatku VAT – jeżeli mamy możliwość odzyskania podatku VAT wszystkie kwoty, które będziemy wpisywać w trakcie pisania projektu będą kwotami netto, jeżeli natomiast nie możemy tego podatku odzyskać, wtedy wpisujemy kwoty brutto i możemy mieć zrefundowaną część tego podatku.
– Kopie umowy/ umów z ewentualnymi partnerami, podwykonawcami i osobami, z którymi zawieramy jakiekolwiek porozumienia. Koniecznie trzeba pamiętać o tym, żeby umowa zawierała obowiązki każdej ze stron, a także warunki ich wykonania. W ten sposób zabezpieczamy zarówno realizację projektu, ponieważ nie będziemy musieli martwić się o znalezienie innego podwykonawcy, jak i siebie. Proszę pamiętać aby wybór wykonawcy poprzedzić zapytaniami ofertowymi, aby potem potwierdzić, że wybraliśmy daną firmę w sposób konkurencyjny.
– Wyciąg z dokumentacji technicznej (projekt oraz opis techniczny) – dotyczą wszelkich technicznych parametrów planowanej inwestycji np. ofert sklepu.
– Jeżeli projekt ma obejmować na przykład budowę budynku należy przedstawić kopie dokumentów związanych z prawem budowlanym: pozwolenia na budowę, projekt samego budynku, kosztorys budowlany itp.
– Opinie o innowacyjności – wydawana przez odpowiedni organ np. uczelnia wyższa, która potwierdzi, że nasza inwestycja jest innowacyjna na skale np. krajową.
– i ostatnie to decyzja środowiskowa. Ostatnio w programach unijnych jest coraz bardziej wymagany załącznik. Aby go zdobyć musimy sobie odpowiedzieć na pytanie czy dla naszej inwestycji jest wymagana decyzja środowiskowa. Najczęściej nie będziemy musieli jej wykonywać ale są firmy i miejsca w Polsce, gdzie będzie trzeba ją przygotować. Miałem przypadek pewnej firmy, która myślała, że decyzja środowiskowa to coś co jest jej nie potrzebne. W trakcie ubiegania się o dotacje okazało się, że firma była na terenie NATURA 2000, a to spowodowało, że firma musiała uzyskać decyzje środowiskową (czeka się na nią najczęściej od 1 do 3 miesięcy, a czasami nawet 6 miesięcy). Musimy zatem zobaczyć czy miejsce naszej inwestycji nie jest przypadkiem na obszarze NATURA 2000 czyli regionów chronionych przed ingerencją w środowisko.
Ilość załączników zależy jednak od konkretnego programu i działania, w ramach którego piszemy projekt. Należy zawsze uważnie i odpowiednio wcześniej kompletować załączniki, żeby nie było opóźnienia i aby nasz projekt nie został odrzucony ze względu na brak któregokolwiek nich.
Rada serwisu RozwijamyFirme.pl
W niektórych programach możemy sami dołączać dodatkowe załączniki, które nawet w program nie są wymaga np. certyfikaty jakościowe, wyróżnienie firmy na targach międzynarodowych. Warto dołączyć tak naprawdę wszystko co może rzutować na obraz naszej firmy. W efekcie końcowym będziemy bardziej wiarygodni dla osoby oceniającej nasz projekt niż tylko opiszemy to w projekcie”