Szansa pozyskania funduszy unijnych na rozwój własnej firmy jest bardzo kusząca. Jednak wbrew pozorom cała procedura pozyskania tego typu pieniędzy nie należy do najprostszych. Skompletowana i gotowa do złożenia dokumentacja aplikacyjna (wniosek o dofinansowanie + niezbędne załączniki) powinna być w minimum 2 egzemplarzach w osobnych segregatorach/skoroszytach, odpowiednio podpisana, ponumerowana, spięta i nagrana obowiązkowo na płytę CD/DVD. Dokumentacja ta jest poddana następującym etapom oceny:
1. Ocena formalna wniosku oraz
2. Ocena merytoryczna-techniczna wniosku.
Bardzo często przy pisaniu wniosku o dofinansowanie projektu popełniamy szereg błędów formalnych czyli nasz projekt ma braki w postaci np. brak pieczątki, podpisu, brak załącznika numer 8, nie spójność punktu wniosku E2 z E8 itp. Do głównych przyczyn tego typu błędów we wniosku o dofinansowanie projektu należy przede wszystkim niewystarczające zapoznanie się z dokumentacją konkursową, tj.:
1) Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego, z którego staramy się o dofinansowanie – posiada on informacje typu:
a/ kto może starać się o dofinansowanie? (np. cały sektor MŚP lub JST)
b/ jaki procent dofinansowania projektu? (w zależności od podmiotu starającego się o dofinansowanie ustalony może być inny procent dotacji)
c/ wysokość wkładu własnego (najczęściej w przypadku sektora MŚP wymagane jest zaangażowanie do projektu wkładu własnego np. części kapitału firmy). Całkowita wartość projektu = wysokość dofinansowania (%) + wkład własny (%)
d/ minimalna/maksymalna wartość projektu (ustalona odgórnie wartość projektu wynikająca z ograniczonej wielkości dofinansowania przypadająca na jednego Beneficjenta)
e/ minimalna/maksymalna kwota dofinansowania (ustalona górna granica dotacji przypadająca na jednego Beneficjenta)
f/ typy projektów na jakie można otrzymać dofinansowanie (punkt ten zapewni czy planowana przez nas inwestycja może być dofinansowana w ramach określonego działania)
2) Regulamin Konkursu – zawiera on wszelkie informacje dotyczące konkretnego naboru wniosków oraz opisuje poszczególne etapy (pisanie wniosków, kompletowanie dokumentacji projektowej, formę i termin składania aplikacji, itp).
3) Instrukcja wypełniania wniosku – zawiera wszelkie informacje dotyczące sposobu wypełniania formularza wniosku o dofinansowanie oraz niezbędnych załączników.
4) Wytyczne dotyczące kwalifikowalnosci wydatków – dokument ten reguluje jaki typ wydatków kwalifikuje się do dofinansowania w ramach określonego programu/działania.
5) Aktualna lista i wzory niezbędnych załączników – co zabawne w tym wszystkim to instytucja organizująca nabór ma różne załączniki porozrzucanych po całej swojej stronie internetowej w różnych wersjach.
Osoba oceniająca wniosek pod względem formalnym, kieruje się przypisaną do każdego Beneficjenta ubiegającego się o dofinansowanie „Kartą Oceny Formalnej (KOF)” Podpisuje również deklarację o nie ujawnianiu informacji zawartych w weryfikowanym wniosku. Tym sposobem można wyeliminować wypływ informacji poufnych oraz subiektywne – niesprawiedliwe oceny danego projektu.
Aby pomyślnie przejść ocenę formalną oceniający musi pozytywnie odpowiedzieć na pytania zawarte w w/w Karcie, gdzie ma do wyboru: TAK / NIE / NIE DOTYCZY. Do pytań, zawartych w Karcie należą m.in:
1/ Czy wniosek został złożony we właściwej instytucji? – informacja taka zawarta jest w Regulaminie konkursu,
2/ Czy w części przeznaczonej na podpis wniosku złożono wymagany w dokumentacji konkursowej czytelny podpis/y osoby/osób upoważnionej/nych wraz z pieczęcią?
3/ Czy suma kontrolna na wszystkich stronach formularza wniosku jest tożsama i czy suma kontrolna wersji papierowej jest tożsama z sumą kontrolną wersji elektronicznej? – dołączona płyta CD powinna posiadać plik wniosku z identyczną wersją co papierowa (każdy wniosek posiada sumę kontrolną po której można poznać wersję wniosku).
4/ Czy wniosek złożono w terminie wskazanym przez instytucje prowadzącą nabór projektów? – ważne jest by dotrzymać terminu końcowego naboru wniosków, bowiem nawet dzień po terminie wniosek otrzymany do Instytucji nie będzie rozpatrywany. Jeżeli dokumentację aplikacyjną wysyłamy pocztą musimy zrobić to kilka dni wcześniej gdyż liczy się data wpłynięcia wniosku, a nie stempla pocztowego. Czasem zdarza się również, iż termin końcowy naboru wniosków jest przedłużany ze względu na małe zainteresowanie, czasem zaś zdarza się, że jest wcześniej zamykany nabór ze względu na bardzo dużą ilość spływnych wniosków (m.in. kiedy wartość wnioskowanych projektów przekroczy znacznie kwotę alokacji środków na aktualny konkurs).
Warto więc przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu zapoznać się szczegółowo z pełną dokumentacją ogłoszonego konkursu. Odwiedzać stronę internetową właściwej jednostki i obserwować zakładkę „Aktualności” gdyż zdarza się, że w trakcie naboru wniosków zachodzą zmiany dotyczące określonego konkursu.
Napisany, skompletowany i podpisany wniosek warto również skorygować z Kartą Oceny Formalnej wniosku (jest umieszczona zazwyczaj w dokumentacji konkursu). Dzięki temu będziemy mogli uniknąć ewentualnych błędów formalnych, których szanse na poprawę mamy tylko raz!.