Niniejszy artykuł poświęcony jest przedstawieniu krok po kroku wszystkich szczebli, które trzeba przejść, aby realnie otrzymać dotację unijną.
I ETAP – złożenie wniosku o dofinansowanie
Diagnoza Przedsiębiorstwa -> Planowanie inwestycji -> Wybór programu -> Przygotowanie dokumentacji projektowej -> Złożenie wniosku o dofinansowanie.
Każdy Przedsiębiorca w pierwszej kolejności musi przeprowadzić diagnozę swojej działalności oraz planowanej inwestycji – najczęściej dokonuje jej wspólnie z firmą doradczą. Analiza ta pozwala wybrać najkorzystniejszy i odpowiedni pod względem formalnym program, w ramach którego możliwe jest jej zrealizowanie. Konieczne jest zapoznanie się z wymogami programu oraz regulaminem naboru, tak aby w możliwie jak najlepszy sposób przygotować dokumentację projektową oraz zgromadzić szereg niezbędnych załączników do wniosku o dofinansowanie (aktualne dokumenty rejestrowe, dokumenty finansowe, oferty na zakup sprzętu, kosztorysy i projekty budowlane jeśli tego dotyczy inwestycja). Bardzo ważne jest śledzenie terminów naborów, gdyż na złożenie dokumentów wskazane konkretne terminy.
II ETAP – weryfikacja i ocena wniosku
Ocena formalna wniosku -> Dokonanie poprawek formalnych -> Dokonanie pozytywnej oceny formalnej / Odrzucenie wniosku -> Ocena techniczno-merytoryczna -> Właściwa ocena merytoryczna -> Rekomendacja wniosku do udzielenia wsparcia / Odrzucenie wniosku -> Przygotowanie dokumentów do podpisania umowy o dofinansowanie / Złożenie protestu wobec negatywnej oceny merytorycznej
Złożony wniosek w pierwszej kolejności poddawany jest ocenie formalnej przez asesora pracującego w danej instytucji pośredniczącej. Zazwyczaj trwa ona 40 dni roboczych od momentu zakończenia trwania naboru. W tym czasie każdy Wnioskodawca otrzyma poprawki formalne do wniosku, na których dokonanie ma zazwyczaj 7 dni roboczych. Po ich złożeniu dokumentacja poddawana jest ponownej i już ostatecznej ocenie formalnej. Jeżeli wszystkie kryteria są już spełnione wniosek przechodzi do dalszego etapu weryfikacji, w przeciwnym wypadku zostaje odrzucony. Kolejne etapy oceny dokonywane są już bez konieczności poprawek, gdyż sprawdzane są merytoryczne czynniki przemawiające za tym, aby dofinansować właśnie to przedsięwzięcie. Ocena techniczno-merytoryczna sprawdza wykonalność finansową projektu, natomiast w ramach właściwej oceny merytorycznej projekt otrzymuje punkty za spełnienie poszczególnych kryteriów: doświadczenie Wnioskodawcy, innowacyjność projektu, gotowość do jego realizacji, zatrudnienie pracowników itp. Aby otrzymać rekomendację do udzielenia wsparcia konieczne jest uzyskanie minimum 60% możliwych do zdobycia punktów, w przeciwnym wypadku projekt zostaje odrzucony. Decyzja przesyłana jest zawsze pocztą na wskazany do kontaktu z Wnioskodawcą adres, jest też ogłaszana na stronie internetowej Instytucji. W przypadku negatywnej oceny merytorycznej możliwe jest złożenie tzw. protestu do Urzędu Marszałkowskiego. Jeżeli protest zostaje rozpatrzony pozytywnie, to wniosek zostaje rozpatrywany ponownie i najczęściej otrzymuje rekomendację do udzielenia wsparcia. Wnioskodawca musi przedstawić instytucji dokumenty niezbędne do podpisania umowy np. Zaświadczenia o niezaleganiu z opłatami, następnie wzywany jest do podpisania umowy o dofinansowanie z tą chwilą staje się Beneficjentem Programu.
III ETAP – realizacja inwestycji
Wnioskodawca może realizować inwestycję już na dzień po złożeniu wniosku o dofinansowanie, wtedy natomiast nie ma jeszcze pewności czy złożony projekt otrzyma dotację. Sytuacja taka ma jednak miejsce wtedy, kiedy Przedsiębiorca nie zważając na decyzję o otrzymaniu wsparcia zamierza zrealizować inwestycję. Niektórzy uzależniają jej realizację od dotacji, wtedy to czekają na podpisanie umowy z Instytucją Pośredniczącą. Na wykonanie przedsięwzięcia każdy Beneficjent ma dwa lata, niekiedy zdarza się, że termin ten jest przekraczany np. w przypadku zakupu środków trwałych w drodze leasingu. Bardzo ważne, aby przy realizacji inwestycji dokonywać płatności w formie przelewu, takie rozwiązanie jest wiarygodne i uniemożliwia podważenie transakcji. Płatność gotówkowa oczywiście jest dozwolona, jednakże pod warunkiem, że wartość wydatku nie przekracza kwoty 15 tys. euro. Realizacja operacji musi ściśle odpowiadać tej zaakceptowanej we wniosku o dofinansowanie. Kiedy Beneficjent napotyka na problemy w wykonaniu założeń z umowy, należy zawsze informować o nich instytucję, która pomaga w doprowadzeniu projektu do końca, czasem umowa jest aneksowana dzięki czemu warunki są nieco modyfikowane.
IV ETAP – rozliczenie inwestycji i wypłata środków
Złożenie wniosku o płatność -> Ocena wniosku -> Poprawa wniosku -> Ponowna ocena wniosku o płatność -> Pozytywna opinia -> Kontrola w miejscu realizacji inwestycji -> Wydanie pozytywnej opinii do wypłaty wsparcia -> Wykonanie przelewu na konto Beneficjenta
Rozliczenie inwestycji opiera się na złożeniu wniosku o płatność końcową obejmującego stosowne zestawienia oraz niezbędną dokumentację. Po zaakceptowaniu jej i przeprowadzeniu kontroli na miejscu zrealizowanej inwestycji możliwe będzie uruchomienie środków dotacji i przelanie ich na konto Beneficjenta. W dalszej kolejności Beneficjent zobowiązany jest do zachowania minimum trzyletniego okresu trwałości projektu. Oznacza to, że zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie wskaźniki muszą być osiągane przez ten okres. Mowa tu o świadczeniu nowych, uruchomionych dzięki inwestycji: usług czy produkcji, zatrudnieniu, zakupionych środkach trwałych czy wartościach niematerialnych i prawnych. Raz w roku przez ten okres konieczne będzie złożenie sprawozdania z realizacji projektu.
Przygoda z dotacjami jest zatem dość długa, jednakże Przedsiębiorca, który raz już brał w niej udział korzysta ze środków unijnych po raz kolejny. Należy bowiem mieć na uwadze, że fundusze te są bezzwrotnym wsparciem Firmy, trudno w związku z tym nie wymagać od niej rzetelności i sprawozdawczości w tym zakresie. Są to pieniądze publiczne, w związku z czym ich dobre ulokowanie jest podstawą rozwoju nie tylko sektora MŚP, ale co za tym idzie gospodarki całego kraju. W ramach ostatnich naborów dla firm, dotację w ramach działania MRPO 2.1.A. otrzymało m. in. 240 małych przedsiębiorstw z terenu województwa małopolskiego oraz 272 mikroprzedsiębiorstwa. Liczby te mówią zatem same za siebie – DOTACJE SĄ REALNĄ SZANSĄ NA ROZWÓJ TWOJEJ FIRMY!